금년 5월 24-29일에 서울 코엑스에서 110여 개국으로부터 약 12,000명이 모여 22차 세계피부과학회 학술대회가 성대히 개최되었다. 대회장을 맡아 유치 단계부터 약 10년간 이 일에 심혈을 기울여 온 본인으로서는 여러 가지로 느낀 점이 많았다. 학자로서 한번 큰 대회를 개최하고 싶은 것은 누구나 생각하여 보고 싶은 소망이라고 생각한다. 그러나 큰 학회를 성공적으로 마무리 하는 것은 결코 쉬운 과제는 아닐 것이다. 어렵게 유치한 큰 학회를 성공적으로 마무리하기 위하여 몇 가지 필요하다고 생각하는 내용을 아래와 같이 정리하며 비슷한 길을 걸어가는 후배들에게 조금이나마 도움이 되기를 바란다. 세계학술대회는 대게 올림픽의 IOC와 같은 국제기구가 있으며 오래된 학회일수록 자세한 정관이 있다. 때로 어려운 법률 용어 규정이 있고 해석에 까다로움으로 여러 번 통독하고 추진하여야 문제가 덜 발생한다. 따라서 경우에 따라 변호사를 선임하여야 한다. 국제기구는 시어머니와 같이 많은 간섭을 하기도 하나 때로 많은 이점도 있다. 우리의 경우 주 학술 프로그램을 국제피부과연맹에서 조직하였으므로 보다 권위 있는 학술대회가 될 수 있었다. 정관이나 공정거래 규약에 저촉되지 않는 이미 개발된 항목을 활용할 뿐 아니라 여러 가지 새로운 다양한 재정에 도움이 되는 항목을 개발할 필요가 있다. 세계피부과학술대회는 이미 전차대회까지 오랫동안 개발된 항목들이 있었으며 이들을 많이 활용하였다. 전 세계적인 공정거래규약의 확산은 앞으로 의료 관련 학회의 조직에 매우 어려운 상황을 초래하고 있다. 따라서 이를 매우 다각적으로 연구하고 타 학회의 좋은 모델을 활용하여야 한다. 또한 초기 단계에 종자돈이 매우 필요한데, 이에 대한 몇 가지 방법 (국제기구로부터의 선지원, 주최 학회로부터의 선지원, 국내회원들의 조기등록 독려 등)이 있을 수 있다. 초기 단계부터 다른 정부 부처의 도움은 기대하기는 어렵다고 보아야 한다. 상당히 장기간에 걸쳐 일이 추진됨으로 유치 단계에서 이루어진 조직위원회를 일부 수정 보완할 필요가 있다. 많은 사람들이 조직위원회의 명단에 자신의 이름이 있는가를 열심히 보지만 일을 열심히 하는 사람들은 극소수이다. 특히 대부분 영어로 소통이 되는 내용이 많음으로 관심이 있던 사람들도 시간이 갈수록 점차 꼬리를 내리는 경우를 흔히 보게 된다. 특히 일할 수 있는 젊은 사람들을 많이 발탁하여야 하는데 이들을 초기부터 명단에 넣기는 매우 어렵다. 우리의 경우 local organizing committee member의 숫자가 역대 대회 중 가장 많은 나라였다. 많은 외국인들은 이해하기 어려울지 모르나 우리로서는 나이든 사람들에 대한 배려와 실제로 일하는 사람을 활용하기 위한 우리 실정에 맞는 고육책이었다. 우리나라의 대행사들은 아직 매우 영세하며 수준도 낙후되어 있다고 보아야 한다. 따라서 대행사에 맡겼다고 모든 일이 끝났다고 생각하는 것은 위험천만한 일이다. 이를 좀더 살펴보면 다음과 같다. 1) 철학적, 경제적 관점 합의: 대행사는 전문적인 경제인이며 학자들은 아마추어적인 단순 이상주의자라고 볼 수 있다. 특히 일을 할수록 어렵고, 돈이 생기지 않고, 오히려 시간을 소모하는 일들에 대하여 대행사는 소극적이며 이러한 일은 조직위원들과 많은 괴리감이 있을 수 있다. 따라서 이들에 대한 조율이 필요하다. 2) 효율적인 업무 시간 활용: 유럽과 미국의 일하는 시간대에 가장 잘 맞는 우리 시각은 새벽 2-5시정도이다. 사실 업무 파악과 영어가 탁월한 사람이 이 시간대에 일한다면 많은 시간을 절약할 수 있다. 항시 지킨 것은 아니나 내 개인적으로 새벽에 일한 경우가 많았으며 내가 관여되는 모든 일은 출근 전에 교통정리를 다 끝내도록 일을 추진하였고 한국의 낮 시간에는 간혹 전화로만 확인하였다. 이는 매우 시간 절약과 효율성이 있다고 생각하며 권하여 드리고 싶다. 물로 대행사는 이러한 스피드를 좋아하지 않으나 많은 외국인들은 매우 만족하였다. 3) 지속적 관심 필요: 장기간의 업무 추진에 매우 실증을 느낌으로 분위기 활성을 위하여 대행사와 조직위원회의 핵심 멤버들간에 정규적으로 모임이 필요하다. 우리의 경우 처음 3년간은 1달에 한번, 6개월전부터는 2주에 한번, 마지막 2-3달은 일주에 한번 정기적 모임을 가졌다. 4) 창의적 업무 요청: 조직위원들은 대행사가 생각하지 못하는 필요한 업무를 생각할 필요가 있다. 우리가 외국 학회를 갈 때 여러 가지로 불편하고 불쾌한 기억을 살펴볼 필요가 있다고 본다. 물론 다른 큰 학회를 사전 bench marking 하여야 하며, 대행사뿐 아니라 조직위원들도 창의적 아이디어를 낼 필요가 있다. 5) 학회 규모에 따른 일정 조정: 큰 학회일수록 배 이상의 시간표로 일을 추진하여야 한다. 이는 최종 프로그램 완성과 같은 중요한 문제뿐 아니라 모든 사소한 것들을 조직할 때에도 동일하게 많은 시간이 소요됨을 명심하여야 할 것이다. 전자 메일은 현대 사회에서 잘 활용하면 신속한 정보 공유가 되며 이를 소홀이 하면 후에 일하는 사람만 알게 됨으로 도와주고 싶어도 어려운 상황이 발생한다. 즉 전자메일을 누구와 공유할 것인지를 항시 생각하여야 한다. 나의 경우는 핵심 참모들과 핵심 대행사 멤버들에게 귀찮을 정도로 공유하였다. 이는 추후에 그 사람과 일을 함께 수행할 때 매우 필요하다고 본다. 학회 임박하여서뿐 아니라 학회 기간 중에서도 핵심 참모들은 전략사령부에 있는 것과 같은 태도로 임하여야 한다. 실제로 나의 경우는 학회기간 중 여기저기 문제가 터지는 일을 막는 일에 전념하느라 내가 조직한 학회 프로그램에 거의 들어갈 시간이 없었음을 고백하고 싶다.